WAŻNA INFORMACJA – od 1 lipca 2026 r.
Zgodnie z Zarządzeniem Nr 36 Rektora Politechniki Poznańskiej z dnia 29 czerwca 2026 r., przed dokonaniem zakupu towaru, usługi lub robót budowlanych finansowanych przez Politechnikę Poznańską należy sporządzić i zatwierdzić zapotrzebowanie w systemie EOD.
Brak zatwierdzonego zapotrzebowania może skutkować wstrzymaniem realizacji płatności lub odmową rozliczenia wydatku.
W przypadku działalności Kół Naukowych zapotrzebowania sporządza opiekun koła naukowego lub osoba uprawniona zgodnie z obowiązującymi przepisami Uczelni.
Poniżej przedstawiamy Państwu procedurę rozliczania FV wystawionych w KSeF oraz tych poza nowym system, które nabywacie Państwo w trakcie realizacji działań koła lub organizacji, a których finansowanie odbywa się na Uczelni.
Jednocześnie informuję, że procedury składania wniosków o finansowanie nie ulegają zmianie.
Rozliczenia zidentyfikowanych faktur w KSeF w ramach dofinansowania:
od Pani Prorektor ds. studenckich i kształcenia,
od Władz Wydziałów,
umów sponsorskich,
innych wskazanych, jeśli nie wymagają dodatkowych wytycznych.
ROZLICZENIE NIE WYMAGA FIZYCZNEJ WIZYTY W CSS
| FAKTURY OPŁACONE | FAKTURY DO ZAPŁATY |
| Sporządzenie i zatwierdzenie zapotrzebowania w EOD przed dokonaniem zakupu | Sporządzenie i zatwierdzenie zapotrzebowania w EOD przed dokonaniem zakupu | |
1 | otrzymanie mailem od CSS, faktury wystawionej w KSeF | otrzymanie mailem od CSS, faktury wystawionej w KSeF |
2 | w odpowiedzi na maila przekazanie:
| w odpowiedzi na maila przekazanie:
|
3 | Otrzymanie informacji od CSS o przekazaniu faktury do rozliczenia lub konieczności przekazania dodatkowych informacji. | Otrzymanie informacji od CSS o przekazaniu faktury do rozliczenia lub konieczności przekazania dodatkowych informacji. |
4 | Rozliczenie | Rozliczenie |
Rozliczenia zidentyfikowanych faktur z KSeF w ramach dofinansowania:
SKNTI,
FERS,
dotacji,
innych wskazanych, jeśli wymagają dodatkowych opisów, pieczątek oraz podpisów kierowników projektu.
ROZLICZENIE WYMAGA FIZYCZNEJ WIZYTY W CSS
| FAKTURY OPŁACONE | FAKTURY DO ZAPŁATY |
| Sporządzenie i zatwierdzenie zapotrzebowania w EOD przed dokonaniem zakupu | Sporządzenie i zatwierdzenie zapotrzebowania w EOD przed dokonaniem zakupu | |
1 | otrzymanie mailem od CSS, faktury wystawionej w KSeF | otrzymanie mailem od CSS, faktury wystawionej w KSeF |
2 | wydrukowanie otrzymanej faktury | wydrukowanie otrzymanej faktury |
3 | przygotowanie:
| przygotowanie:
|
4 | podpis kierownika projektu, jeśli wymagany przy projekcie | podpis kierownika projektu, jeśli wymagany przy projekcie |
5 | umówienie terminu dostarczenia dokumentów do CSS poprzez platformę reserviro | umówienie terminu dostarczenia dokumentów do CSS poprzez platformę reserviro |
6 | przyjęcie dokumentów przez CSS lub przekazanie informacji o konieczności przekazania dodatkowych dokumentów | przyjęcie dokumentów przez CSS lub przekazanie informacji o konieczności przekazania dodatkowych dokumentów |
7 | Rozliczenie | Rozliczenie |
Rozliczenia faktur spoza KSeF w ramach dofinansowania:
od Pani Prorektor ds. studenckich i kształcenia,
od Władz Wydziałów,
umów sponsorskich,
innych wskazanych, jeśli nie wymagają dodatkowych wytycznych.
ROZLICZENIE WYMAGA FIZYCZNEJ WIZYTY W CSS
| FAKTURY OPŁACONE | FAKTURY DO ZAPŁATY |
| Sporządzenie i zatwierdzenie zapotrzebowania w EOD przed dokonaniem zakupu | Sporządzenie i zatwierdzenie zapotrzebowania w EOD przed dokonaniem zakupu | |
1 | otrzymanie faktury od kontrahenta | otrzymanie faktury od kontrahenta |
2 | przygotowanie:
| przygotowanie:
|
3 | umówienie terminu dostarczenia dokumentów do CSS poprzez platformę reserviro | umówienie terminu dostarczenia dokumentów do CSS poprzez platformę reserviro |
4 | przyjęcie dokumentów przez CSS lub przekazanie informacji o konieczności przekazania dodatkowych dokumentów | przyjęcie dokumentów przez CSS lub przekazanie informacji o konieczności przekazania dodatkowych dokumentów |
5 | Rozliczenie | Rozliczenie |
Rozliczenia faktur spoza KSeF w ramach dofinansowania:
SKNTI,
FERS,
dotacji,
innych wskazanych, jeśli wymagają dodatkowych opisów, pieczątek oraz podpisów kierowników projektu.
ROZLICZENIE WYMAGA FIZYCZNEJ WIZYTY W CSS
| FAKTURY OPŁACONE | FAKTURY DO ZAPŁATY |
| Sporządzenie i zatwierdzenie zapotrzebowania w EOD przed dokonaniem zakupu | Sporządzenie i zatwierdzenie zapotrzebowania w EOD przed dokonaniem zakupu | |
1 | otrzymanie faktury od kontrahenta | otrzymanie faktury od kontrahenta |
2 | przygotowanie:
| przygotowanie:
|
3 | podpis kierownika projektu, jeśli wymagany przy projekcie | podpis kierownika projektu, jeśli wymagany przy projekcie |
4 | umówienie terminu dostarczenia dokumentów do CSS poprzez platformę reserviro | umówienie terminu dostarczenia dokumentów do CSS poprzez platformę reserviro |
5 | przyjęcie dokumentów przez CSS lub przekazanie informacji o konieczności przekazania dodatkowych dokumentów | przyjęcie dokumentów przez CSS lub przekazanie informacji o konieczności przekazania dodatkowych dokumentów |
6 | Rozliczenie | Rozliczenie |
UWAGA!!
nie obowiązuje już druk rozliczenia zaliczki,
do rozliczenia płatności kartą nie wystarczy już wydruk z terminala,
oryginał faktury stanowi wersja faktury z KSeF, podgląd faktury nie jest dokumentem kosztowym,
błędne dane na fakturze mogą być skorygowane jedynie fakturą korygującą wystawioną przez kontrahenta.
- od 1 lipca 2026 r. wszystkie zakupy finansowane przez Politechnikę Poznańską powinny być poprzedzone zatwierdzonym zapotrzebowaniem w systemie EOD,
- brak zatwierdzonego zapotrzebowania może skutkować wstrzymaniem realizacji płatności do czasu wyjaśnienia sprawy,
- w sytuacjach wyjątkowych zakupy dokonane przed założeniem zapotrzebowania wymagają szczegółowego uzasadnienia i zgody dysponenta środków.