W związku z wejściem w życie od 1 lipca 2026 r. nowych zasad związanych z funkcjonowaniem Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych oraz obowiązywaniem Zarządzenia Nr 36 Rektora Politechniki Poznańskiej, zmienia się realizacji zakupów finansowanych ze środków Politechniki Poznańskiej przez Koła Naukowe i Organizacje Studenckie.
Najważniejsza zmiana
Każda faktura rozliczana przez Koło Naukowe lub Organizację Studencką musi być poprzedzona założeniem i zatwierdzeniem zapotrzebowania w systemie EOD.
Dotyczy to wszystkich zakupów finansowanych ze środków Uczelni, niezależnie od:
wartości zakupu,
źródła finansowania,
rodzaju faktury (KSeF i poza KSeF),
sposobu płatności (przelew, karta płatnicza, BLIK, gotówka),
tego, czy faktura została już opłacona, czy ma zostać opłacona przez Uczelnię.
Oznacza to, że każda faktura przedstawiana do rozliczenia w CSS musi posiadać powiązane zapotrzebowanie w EOD.
Co należy zrobić po otrzymaniu zgody na finansowanie?
Po otrzymaniu zgody na finansowanie, a przed realizacją zakupu, należy:
założyć zapotrzebowanie w systemie EOD,
uzyskać jego akceptację,
dopiero następnie dokonać zakupu, złożyć zamówienie lub przyjąć fakturę od kontrahenta.
Dotyczy to w szczególności:
zakupu materiałów i wyposażenia,
zamawiania usług,
rezerwacji noclegów,
zakupu biletów,
wszelkich innych wydatków finansowanych ze środków Politechniki Poznańskiej.
Zasada jest prosta: najpierw zapotrzebowanie, później zakup i faktura.
Kto zakłada zapotrzebowanie w EOD?
W przypadku Kół Naukowych i Organizacji Studenckich zapotrzebowania sporządzają co do zasady opiekunowie.
Konsekwencje braku zapotrzebowania
Brak zatwierdzonego zapotrzebowania może skutkować:
wstrzymaniem realizacji płatności,
koniecznością składania dodatkowych wyjaśnień,
wydłużeniem procesu rozliczenia,
problemami z rozliczeniem poniesionego wydatku.
Co pozostaje bez zmian?
Nie zmieniają się dotychczasowe procedury:
składania wniosków o finansowanie,
ubiegania się o środki od Prorektor ds. Studenckich i Kształcenia,
ubiegania się o finansowanie ze środków wydziałowych,
rozliczania faktur w Centrum Spraw Studenckich,
konieczność przygotowywania rozeznania rynku i zamówienia dla zakupów powyżej 5 000,00 zł.
Zmianie ulega natomiast obowiązek poprzedzenia każdego zakupu założeniem i zatwierdzeniem zapotrzebowania w systemie EOD.
Aktualne informacje dotyczące rozliczania faktur znajdują się na stronie Centrum Spraw Studenckich:
W przypadku pytań prosimy o kontakt.